Jedes Jahr aufs Neue steht bei den meisten Vereinen das Ausstellen der Zuwendungsbestätigungen, der sogenannten Spendenquittungen, an. Wenn man es richtig angeht, kann man den Aufwand gering halten und gleichzeitig mehr erreichen, als nur einer Pflicht Genüge zu tun. Beim Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Die gesetzlichen Vorgaben sind sehr präzise und die Gestaltungsspielräume gering. Wer Zuwendungsbestätigungen grob fahrlässig oder vorsätzlich falsch ausstellt, kann vom Finanzamt übrigens haftbar gemacht werden.
Wir erklären Ihnen hier, für welche Geld- und Sachspenden Sie Zuwendungsbestätigungen ausstellen können, was diese enthalten müssen, wo Sie amtliche Vorlagen finden, was beim Erstellen digitaler Spendenquittungen zu beachten ist und nicht zuletzt, wie Sie diese Routine für Ihr Fundraising nutzen können.
Was ist eine Zuwendungsbestätigung?
Jeder Verein, der als gemeinnützig anerkannt ist, darf seinen Spenderinnen und Spendern eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Das ist ein offizielles Dokument nach einem amtlichen Muster, das den Erhalt der Spenden durch den Empfänger, also den gemeinnützigen Verein, bestätigt. Den Spenderinnen und Spendern dient die Zuwendungsbestätigung als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, um die Spende steuerlich geltend machen zu können. Zuwendungsbestätigungen können direkt nach jeder Spende oder zu Beginn des neuen Jahres als Sammelbestätigung über alle im Vorjahr getätigten Spenden ausgestellt werden.
Für welche Spenden können Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden?
Beispiel: Ein Busunternehmer fährt 30 Kinder eines Fußballvereins kostenfrei zu einem Gastspiel. Er verzichtet darauf, für diese Leistung bezahlt zu werden und erhält darüber eine Bestätigung.
Um den Aufwand hier gering zu halten, ist Vereinen jedoch eine klare Trennung zu empfehlen: Er sollte die Aufwendungen erstatten – wer diese hinterher dem Verein spenden möchte, tut dies und erhält darüber eine Bestätigung.
Bei Sachspenden muss die Zuwendungsbestätigung die genaue Bezeichnung des gespendeten Gegenstands mit Alter, Kaufpreis, Zustand und aktuellem Wert beinhalten. Außerdem ist der Verein verpflichtet anzugeben, ob der gespendete Gegenstand aus dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen der Spenderin oder des Spenders entnommen wurde. Bei Spenden aus dem Privatvermögen verlangt der Fiskus den Verkehrswert, einschließlich Umsatzsteuer.
Beispiel: Spendet jemand dem Verein einen Gefrierschrank, wird dessen Wert anhand des ursprünglichen Kaufpreises, der Qualität und seines Alters geschätzt. Die Orientierung an amtlichen Abschreibungstafeln kann bei der Schätzung des Wertes helfen.
Stammt die Sachzuwendung aus dem Betriebsvermögen, entspricht die Zuwendungshöhe dem Wert, der bei der Entnahme angesetzt wurde, zuzüglich der Umsatzsteuer, die auf die Entnahme entfällt.
Welche Angaben muss eine Zuwendungsbestätigung enthalten?
Zuwendungsbestätigungen müssen den amtlichen Vorgaben entsprechen und korrekt ausgefüllt werden – das betrifft die Wortwahl als auch die Reihenfolge des amtlichen Musters. Texte dürfen nicht umformuliert oder ergänzt werden. Der Umfang der Bestätigung darf eine DIN-A4-Seite nicht übersteigen.
Auf die Zuwendungsbestätigung gehören Name und Adresse der Spenderin oder des Spenders, der Spendenbetrag (sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben), das Datum des Eingangs der Spende und Angaben zum Freistellungsbescheid (Datum und Aktenzeichen). Der Freistellungsbescheid darf nicht älter als fünf Jahre sein. Aufwandsspenden müssen besonders gekennzeichnet werden. Wird ein Duplikat ausgestellt, muss dieses deutlich als solches bezeichnet sein.
Wo finde ich Vorlagen für Zuwendungsbestätigungen?
https://www.formulare-bfinv.de/ffw/content.do
Geben Sie „Spendenquittung“ in das Suchfeld ein und wählen Sie das für Sie passende Dokument aus. Sind Sie ein Verein und wollen eine Geldzuwendung bestätigen, verwenden Sie das Formular 010.
Muss für jede Spende eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden?
Zuwendungsbestätigungen und Fundraising
Beispiel: Der Waldkindergarten legt der Zuwendungsbestätigung noch ein Dankschreiben bei. Diverse Fotos zeigen die Highlights des Jahres, die ohne die Spenden nicht hätten stattfinden können.
Spenderinnen und Spender erfahren, welche Wirkung ihre Zuwendung hatte und fühlen sich im besten Fall motiviert, erneut zu spenden.
Können für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden?
Grundsätzlich können auch für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. Ausnahmen gelten jedoch für Vereine mit den unten aufgeführten gemeinnützigen Satzungszwecken:
- „Förderung des Sports“
- „Förderung kultureller Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen“
- „Förderung der Heimatpflege und Heimatkunde“
- „Förderung der Jugend- und Altenpflege“
Diese Vereine dürfen für Spenden, nicht aber für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausstellen.
Wer in der Organisation muss Zuwendungsbestätigungen unterschreiben?
Zuwendungsbestätigungen müssen von einem Vorstandmitglied unterschrieben werden. Der Vorstand darf diese Aufgabe aber an einen Bevollmächtigten delegieren.
Dürfen Zuwendungsbestätigungen digital ausgestellt und versandt werden?
Unbedingt beachten: Bevor Sie Ihren Geldspenderinnen und -spendern maschinell erstellte Spendenbescheinigungen ausstellen, müssen sie das Verfahren beim zuständigen Finanzamt anzeigen.
Welche Aufbewahrungspflichten haben Organisationen, die Zuwendungsbestätigungen ausstellen?
Von allen Zuwendungsbestätigungen sind grundsätzlich Doppel aufzubewahren bzw. auf Verlangen durch elektronische Verfahren zu erstellen. Bei Sachzuwendungen und Aufwandsspenden müssen auch die begleitenden Dokumente aufbewahrt werden, die als Grundlage für die Wertermittlung herangezogen worden sind. Papierdokumente müssen mindestens zehn Jahre, elektronische Dokumente mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden.
